英語でのミーティングのよいところを日本語の時も取入れて生産性をあげる

今日は英語そのものというよりも英語で仕事をする上で私が常日頃、いいなあと思ってきたこと。具体的には

英語でのミーティングのよいところ日本語のミーティングにも取入れて生産性をあげようについてお伝えします。

こんにちは。管理職の英語のお悩みを解決する仕事の英語パーソナルトレーナーのブログです。

2年前のことですが、外資系保険会社で英語でするミーティングの司会進行(ファシリテーション)の研修を講師として担当したことがあります。

英語でのミーティングは

>司会進行役が専任でいる
>終わりの時間を初めに宣言する
>その時間内に何をどこまで決めるかをあらかじめはっきりさせておく

という特徴があります。

日本人だけでする会議よりも生産性が高いという話をしました。

これは一般的にも言われていますが私自身も自分の経験から強く感じるところです。

受講者の皆さんからは会議の目標設定がしっかりしているのも生産性が高い理由の一つだけれど
「英語は話を最後まで聞かなくても肯定文か、否定文かが解る。話し手が話しおわらなくても途中で自分の意見を主張するために割込むことができる」

という意見が出ました。

英語は主語の後が動詞という日本語との違いは大きいですね。

さらに日本人の多くは子供の頃から「人の話は最後まで聞きなさい!」って家でも学校でも言われながら育ちます。日本語で発言者が話している間は、どうしても発言を最後まで聞きがちです。

最後まで聞いたうえで、司会者に指名されないと、または上司が発言した後でないと自分がどう考えるかを言わない傾向がありますね。

そして私からも一つ、気づきをお伝えしました。

日本企業ではだれかが出した意見があまり有効でない時、上司や先輩社員がその意見の足りないところを指摘したり、ときにいわゆるダメ出しをする傾向がある

ところが外資系では多くの場合、既に出ている不完全な意見についてこまごまコメントするよりは、だれかがもっといい意見を出してすすっと話を進めてしまうことが多い。

つまり最初の意見が注目に値しないとスルーされてしまう。フィードバックさえないことがある。

だからといって発言者が怒るということもありません。

なぜなら次の発言者の意見が前向きで結論出すのに役立つと思えば、いまさら「私の意見どう思う?」なんて蒸し返す必要ないですし。

外資系の企業で仕事をしていたころ、会議のメンバーが日本人だけでもこんな雰囲気、傾向はありましたので、英語で仕事をする組織の文化なのかもしれません。

確かに誰かが出した意見が不可能、不完全だからと言ってそこに固執して時間を使うより、解決策の合意に向けて前に進む。その方が会議の始まりに時間の制約を告げ、時間内に結論をだすことをよしとする英語環境でのミーティングには向いています。

以上をまとめてみると。

英語で行うミーティングが日本語でのそ進行に比べて生産性が高いと言われる原因は;

①司会進行役が専任でいる
②終わりの時間を初めに宣言する
③その時間内に何をどこまで決めるかをあらかじめはっきりさせておくのでダラダラやらない
④英語は主語の後が動詞だから相手の意見を最後まで聞かなくてもわかるから途中で口を挟める
⑤出た意見が結論を出すのにあまり有効でない時は、スルーしてより良い意見を出しに行く(ダメ出しに時間を掛けない)

ということになります。

最後にもう一つ付け足すと

⑥意見を求められなくても自分からどんどん発言する
役員や上司の意見を待つことなく、結論を出すことに貢献しようと自分の意見をだす。

といったことを挙げたいと思います。

これらの中では④の日本語の語順だと最後まで辛抱強く聞かないと結論がわからない。
ということ以外は日本語のミーティングでも取り入れればミーティングが多いと言われる日本企業での仕事の生産性があがるのではないでしょうか?

労働時間の短縮につながり副業で才能を伸ばしたり子育てを夫婦で分担しやすくなったりと、たくさんのよいことにつながりそうです。

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投稿者プロフィール

河野 木綿子
河野 木綿子
河野木綿子(こうのゆうこ)
仕事の英語パーソナルトレーナー。管理職の英語のお悩みを出張個人レッスンで解決します。
トレーナーはいわゆる純ジャパ育ち。新卒で(株)西友に就職したものの、外資に転職しました。その後大手外資系企業で25年間、仕事の英語を駆使してグループ会社全体のシニアマネージャーへと上り詰めました。英語だけでなく仕事を回すための異文化コミュニケーションのコツもお伝えしています。
主な勤務先;
モルガンスタンレー、バクスター、ファイザー、シーメンス

主な著書;
『仕事の英語 いますぐ話すためのアクション123』すばる舎
『読むだけでTOEIC®テストのスコアが200点上がる本』あさ出版

メディア取材・掲載:プレジデントオンライン掲載記事 外国人上司の苦悩

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