評価される管理職の英語ビジネスコミュニケーション  製薬業界が得意です (月曜休)

英語で資料の説明ができるようになる練習

オンラインで資料を説明する

この記事は自分の仕事の資料などを英語で説明する練習をしたいかたのための具体的な手順です。学術的な裏付けはみつかりませんが、実践的でお役に立ちます。

オンラインでの資料説明では対面時より伝え方の順番が大切

こんにちは。
英語の不安を取り去り安心して一歩踏み出す勇気と自信がつく
「マネージャー対象・英語コミュニケーション術」の河野木綿子のブログです。

今日のテーマは
【英語で仕事の説明ができるようになる練習方法】のご紹介です。

ちかごろオンラインでのやり取りが増えて感じているのは、日本語でさえ資料を画面共有して説明するのが得意でない方が多いということです。

常日ごろ、日本語は主語や目的語を省略してもお互いの推測によってある程度の意思疎通ができています。

それがモニターに映る顔と言葉以外の情報が少ないオンラインでのやりとりになると話し手の意図を察することが難しくなり、具体的に細部まで話をしないと聞き手が途中で迷子になりがちです。

今どこ? それ何の話? といったように。

資料説明の鉄則は「聞き手を迷子にしない」ということ。
「え?それどの部分の話ですか?」
「赤いボタン?それ画面のどこにあるの?」
という状態を防ぐことは可能です。

説明をする際に、聞き手を迷子にしないよう説明の順番、流れをルール化すると伝わりやすくなります。

これからお話する練習方法は市販のテキストに書いてあるわけではありません。

私自身が仕事で英語を使う人のニーズに合わせてフレームを作り
生徒さんに実際に試していただき
足りないことは補った結果
みなさん例外なくそれができるようになった方法です。

実際の資料を使って練習しよう
 初めは日本語で

日ごろから実際に仕事で使っている資料を使って練習してみましょう。

お手元に、お客様向けの説明に使ったプレゼン資料や会社の製品のパンフレットがあればそのまま使えます。
日本語の資料でもかまいません。話し方の構成の練習だからです。

日本語で説明のすじ道をスッキリ決めてからでないと、メッセージを前面に押し出す英語でわかりやすい話はできません。

なぜなら日本語の特性として英語に比べて省略が多くても、相手が推測して理解することが多いからです。
そのまま英語にすると具体性に欠けた、伝わらない英語になりがちです。

あらかじめ伝えたいことを日本語で整理して自分の腹に落とします。


例えばその資料が; 
顧客企業で自社のシステムの導入が決まり、導入スケジュールを説明する資料だとします。

(教材の例として書いていますので専門家の方がご覧になっておかしいと思われる部分があるかもしれません。そこのところはご容赦くださいませ。英語学習の例としての作り話です)

相手にはこれから話す内容の構成を伝えたうえで話を聞いてもらうと伝わりやすくなります。

相手への説明の出だし

「これから以下の順番でお話いたします」

① この資料がシステム導入の資料であること
② 全体のスケジュールを説明する
③ 個別の作業のスケジュールを説明する
④ お客様にしていただくことと期日を伝える
⑤ 当社ですることと期日を伝える
⑥ 制約やご注意いただきたいことを伝える

そして説明の順番の鉄則は
全体についても、各パートについても必ず;

✓ 大枠(全体像)から詳細へ
✓ 一般的なことから特別なことへ
✓ 紙面では左から右へ、上から下へ

です。


説明の練習 ステップ1.日本語で
説明内容を「説明の順番の鉄」通りに日本語でスッキリ言えるまで何回か練習します。

この資料がシステム導入の資料であることを伝える
「この資料は○○をご説明するためのものです。今ご覧いただいているページは○○の導入スケジュールの全体像です」

② 全体のスケジュールを伝える
その頁の資料の見方(個別のこと)を説明します。見方がわかっているのは資料を作った本人だけです。

「時系列で左から右へ、カレンダーになっています。○○を2回に分けて導入するので全体で6か月間です。1回につき3か月ご予定ください」

③ 個別の作業のスケジュールを伝える
「6月からご使用になるものは3月から準備を始めます。
 9月から開始する分は1回めが6月中旬をめどに終わり次第、作業を始めます」

④ お客様にしていただくことと期日を伝える 
「そのために御社で○と△と□をいつまでにご準備願います」

⑤ 当社ですることと期日を伝える
「その間、当社では●と▲と■を準備して御社でのご準備が済み次第設置にかか
ります」

⑥ 制約やご注意いただきたいことを伝える
「なお御社で○と△と□をご準備いただく際には。。。するようにお願いします」

(重要)上記に加えて
⑦ 相手の理解を確認する*
「何かご不明な点、ご心配な点はございませんか?」

*ここでの理解の確認の仕方は
Do you have any questions?を使いましょう。
Do you understand? は大変失礼です。

説明の練習ステップ2. 英語にする

「ステップ1.」で何をどんな順番で説明するかに慣れたら、今度はそれを自分が今の英語力で言える英語に置き換えていきます。
話す順番は「ステップ1」ですでに相手に伝わりやすい英語方式になっています。

英語にする際使う言葉、表現の正解は一つではありません。
それを伝えようとする人の数だけ出てくるのが自然です。
自分が思っているイメージと情報が相手に伝わり、自分で言いやすい言い方がよいでしょう。

メッセージを伝える際にこちらのイメージと情報が伝わるかどうかのカギとなるのは名詞と動詞の選び方です。

自分なりの説明を辞書を片手に作る

もしどんな名詞と動詞を準備したらよいかわからなかったら、書を片手に
自分が伝えたいことに一番ぴったりくる単語をひとつひとつ探すのが

手間が掛かりそうでいて実は一番記憶に残りやすく作業が無駄がありません。
必要に迫られて調べると、それだけで意外にもスラスラと頭に入ります。


繰り返しになりますが説明が伝わるたえに大切なことは
1.伝えることがはっきりしていること
2.相手の頭にはいりやすい順番で説明すること

です。

英語でどう説明するか決まったら、可能な限り英語での仕事の経験が豊富な方に一度見てもらってください。

診てもらうときのポイントは
> Formalityがふさわしいか
> Formalityがそろっているか
  (フォーマルとカジュアルが混在していないか)

不思議なことに英語のプレゼンや今回のような説明を練習すると
日本語での話し方も整然として聞き手の頭に入りやすいものになってきます。

これは嬉しい副産物ですね。

最後までお読みいただきありがとうございました。


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