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英語の会議:質問・発言しないと後では結論を変えられない

これは英語の会議でわからない単語・内容があったときに質問するのに躊躇してしまう人のための記事です。

 

会議でわからない、知らない単語が出てきたとき

先週、ある日系企業の管理職の方と

海外からのビジターさんとの会議でのやり取りについて話をしていました。

 

相手の言っていることの中に知らない単語が入っていたら?

“I don’t understand the word, 〇〇

とか

“Could you tell me what 〇〇 means?”

“What do you mean by  that?”

というような聞き方をします。

 

いっぽうで日本語の会議だとわからないことがあっても

殆どの場合

会議の進行を止めたら申し訳ない。

わかってないのが自分だけだと恥ずかしい。。。

あとでだれかに訊きに行けばいい。

のような考えが頭の中をめぐってしまって、結局黙っている間に

会議が進んでいくことが多くありませんか?

多くの方が経験済みではないでしょうか。

 

こんなこという私自身も日本語の会議だとわからなくてもそのままということがあります。

 

英語の会議では質問しよう

今日は「わからないときにそのままにせず質問する」ことのススメです。

日本人は「対立が(Conflict)が嫌いと言われています。

聖徳太子の「和を以て貴しとなす」の国ですから。

 

だから2人以上の間やりとりでわからないことがあってもそのままにして

あとで行き違いがあっても

「私がもっと説明すればよかったですね」

「いえいえ、こちらこそ詳しく聞けばよかった」

とお互い非を責めず、穏便にすませようとすることが少なくない。

 

ところが英語でのやり取りだと、わかっていないことをそのままにして

仕事を進めて万が一ミスしてしまったとき

質問しなかったほうが悪いのです。

 

英語のコミュニケーションでは

「内容を相手に理解させるのは話し手の責任」なので

質問がでなければ

話し手は責任を果たしたことになります。

 

あとで聞き手が理解不足から失敗をしても

That’s not my fault です。
(私の責任じゃない)

ということは質問せずにミスを犯した人が悪い。

分かったフリをして

質問しない、うなずいていた、あるいは相槌をうっていた聞き手に責任があります。

 

うなずきは誤解を招くことがあるので抑える

 

記事の冒頭の例では単語レベルでわからないときの例を挙げました。

I don’t understand the word, 〇〇

“Could you tell me what 〇〇 means?”

“What do you mean by  that?”

 

そこで次は「相手の話を聞くときの態度」についてです。

相手が話している間に、日本人同士だと「うん、うん」とうなずくことがあります。

でもこのうなずきは使い方に注意が必要なボディランゲージです。

 

「うなずく」イコール相手の意見に賛成していると受け取られることがあるからです。

日本人同士だと必ずしも「賛成」を表すことなく

「あなたの話をしっかり聞いています」のサインに過ぎないことが多い。

 

まだ私が若くてあまり経験もないころのことですが

イタリア人が主張するのを聞きながら「うんうん」とうなずいました。

彼女が話し終わったところで

I understand what you think about it, but 

あなたが考えていることは分かったけれど

I have a slight different opinion.

私の考えは少し違うの。

 

と言ったら相手はえらくムッとして

Yuko, you were nodding while I was explaining.

私が説明している間ずっとうなずいていたのに

Why you don’t agree with me?

なんで賛成じゃないの?

 

こちらは逆にびっくり。

うなずいたのはただの「話を聞いています」というサインのつもりでした。

このイタリア人の場合は「賛成」と受け止めたということです。

その場では「日本では話を聞いているサインなの」と説明して事なきを得ましたが。

 

うなずき以外の「話を聞いています」サイン

そんな経験をしてから「うなずき」以外にあいづちの仕方がないものか?

と外国人のビジネスパーソンを観察していたら、こんなことに気づきました。

 

うなずかないし、あいづちを言葉にだすことはないけれど

「聞いています」のサインは「じっと目を見る」

つまりアイコンタクトなんですね。

多くの外国人上司、海外の同僚たちと話していて気づいたことです。

 

だから相手の目を見つめ続ける習慣の内日本文化の中で育ち、更に性格的にシャイだったら

これは相当キツイはず。

 

私のクライアントさんの中にも多いです。目を合わせえたままでいられない。

さらに英語が思いつかない、質問への答えが思いつかないと相手から目をそらしてしまう。

そして

腕組みをして天井の隅を見つめて黙ってしまう(男性)

目をぱちくりしながら近くの壁を見て黙ってしまう(女性)

 

これ、本当にそうなんです。25年英語で仕事をしてきて経験した典型的なパターン。

いずれも「黙ってしまう」。

理由は

「何と言っていいか考えがまとまらない」

「意見はあるけれど英語を間違えたら困るから考え込む」

など、いくつもあることでしょう。

 

とはいえ、沈黙していると大勢の中では置いて行かれます。

その場にいないのと同じで、いずれはスルーされる存在になります。

 

それを避けるためにも

相手が言っていることが分からなければ質問する

自分の意見がなければ;

① 経験をシェアする

② 感想を言う

(インプットと言います)

だけでも黙っているよりいいです。

 

後で意見を言いに行っても無駄

日本では会議で結露がでてもあとになって関係者に申し入れをすることがあります。

 

「もっと議論が必要です」

「あのとき言いそびれましたが実は・・・」

残念ながら英語会議では一切取り上げてもらえません。

「どうしてあのとき、その場で言わなかったの?

皆で議論を尽くしたでしょ」

が関の山。

大切なことを決めるときは決裁権のある人が出席して

トップとしてChair (司会)を務めるのが慣例です。

 

となるとトップの人も含めて皆で決めたことは覆りません。

 

会社での会議とはレベルが違いますが

一例として数年前に日本のトップとアメリカのトップが基地問題で合意した後で

その県の知事がアメリカのトップに決定を変えるよう直談判に渡米しました。

 

その際「残念ながらこれは会ってももらえないだろう」と心配していたら案の定、会談はできませんでした。

トップが正式の場で合意したことだからです。

(このトピックから外れるので詳細は差控えます)

 

まとめ

海外の組織と協業するようになると日本企業での今までの会議のやり方が通用しなくなります。

それは単純に言葉の問題ではなく、会議のルールの違い、文化の違いです。

もちろん、意見を伝えるだけの最低限の英語力は日ごろから身に付けておきたいですが

心の持ち方、Mindset (心の持ちよう、態度)もとても大事。

 

会議で結論を出すことに貢献するために;

わからないことは単語でも質問でも意味を聞く

あいづちは誤解を招くことがあるので控える

→ その代わり、何らかのIn-putをするのはあり

英語が完璧でなくてもいいのです。ぜひ挑戦してください。

いずれ当たり前になります。

 

 

とにかく何かIn-put をしましょう。

 

 


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