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仕事の英語:英文メールで知り合って初期にやっておきたいこと

これは英文Eメールにまだ不慣れで初めて相手にコンタクトするときの表現やマナーを知りたい方のための記事です。

仕事の英語パーソナルトレーナーの河野です。

 

初めての英文ビジネスメールのごあいさつ

私が会社に出張してお届けするビジネス英語のメニューでは、生徒さんのニーズに合わせた英文ビジネスメールのパートがあります。

 

その中で先日こんな課題に取組みました。

・海外の支社から新しくプロジェクトに参加することになったメンバーに自己紹介をする

・自分はそのプロジェクトのプロジェクトリーダー

相手の名まえをChrisとします。

 

まずは書き始め。

Dear Chris,
Welcome to our team!

Chrisさん、
私たちのチームへようこそ!

 

と歓迎を表します。

私たちのチームへようこそは

Welcome aboard!

もかっこいいですね。

 

次に

I’m Yuko, the project manager of ABC Project.

私はプロジェクトリーダーのYukoです

 

と自分の名前を名乗ります。

 

ここで私だったら今のうちにしておきたいことががあります。

勘のいい皆さんは既にお気づきかもしれません。

 

相手が男性か女性かわからないとき

Chris という名前。

男性か、女性か迷うところです。

 

Chrisは

Christopher かもしれないし
Christinaかもしれないし。

 

今書いているメールを読むのはプロジェクト担当者レベルばかりですがいずれ外部の人もCC (写し)に入れた正式なメールを書くことがあるでしょう。

 

であれば今のうちに Mr. なのか Ms. なのか。わかっていたほうがいい。

男性なのか女性なのかわからないときは知り合って初期の段階で聞いてしまいましょう。

性別が解らないのをそのままにして、後で必要になってから聞く。

そうすると相手はどう思うでしょうか?

 

えっ?今までわかってなかったんだ。

知りたいとも思ってなかったんだ。

私のことはどうでもいいんですね?

 

と、さみしく感じるかもしれません。

もし自分が相手の立場なら悲しいことですよね。一緒に仕事をしているのに。

だからこそ知り合った最初のころに聞いてしまいましょう。

具体的には

 

Before briefly introducing myself, can I ask if you are Mr. or Ms.?

簡単な自己紹介の前に伺っています。あなたはMr.でしょうか。Ms.でしょうか。

 

かつてはこのふたつの他にMrs. がありました。今はほとんど使いません。

結婚しているかしていないかはビジネスには関係のない個人的なことなので

女性は未婚、既婚、離婚に関係なく

Ms. ミズ

を使います。

もし

Are you Miss or Mrs. ?

独身ですか?結婚していますか?

と聞いたら場合によってはセクハラになる可能性があるかもしれませんので避けます。
考え過ぎかな???

 

さて、先ほど引合いに出した

Chris

という名前も男性か女性かわかりにくい一例ですが最近とみに増えているアジア各国との
やりとり。

シンガポールの方ならは英語名があるので性別は比較的解りやすいです。
(除く:Chris, Robin)

一方で中国、台湾、インドの方はわかりにくい。とくにインドの方。

普段から自分の周りにたくさんいれば想像もつくでしょうけれど、なかなかそういうわけにもいかない。

そういうときどうするか。

先ほどの

Can I ask if you are Mr. or Ms.の他に

Dear Smith, のように

Dear プラス Family name で通してしまうという手もあります。

また、フルネームが解っていれば

Dear Robin Smith

のように

Dear プラス Full Name

日本人の感覚だと 呼び捨てにするようで失礼じゃない?と心配になりますが大丈夫です。

「今日は性別が解らないとき」の対処法についてお話しました。

 

上司=男性とは限らない

そして最後に男性、女性の性別の他にも気を付けたいことをお伝えします。

 

管理職や責任者は男性という思い込みに気を付けたいという事例です。

I recommend you to check with your manager.

上司に確認することをお勧めします。

He could be of your help.

彼が力になってくれるかもしれません。

って、ちょっと待って下さい。上司が He とは限りませんよ。

そういう時は

He/She could be of your help.

彼または彼女が力になってくれるかもしれません。

と書くのが通例です。

日本で仕事をしていると諸外国に比べてまだまだ女性の上司は少ないので反射的に

管理職(上司)= 男性

と思ってしまいがちです。

でも、海外との仕事をするのであれば気を付けたいことのひとつ。実際、フィリピンでは管理職の5割が女性です。

いろいろな環境で働く人が集まって仕事をする場合、その違いに配慮した言葉づかい、やりとりを心がけたいものですo(^-^)o

本日はここまで。

ということでよい週末をお過ごしくださいますように。

 

今日も最後までお読みいただきありがとうございます。

Have a great weekend!


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