電話会議はリスニングが苦手でも事前準備で克服できます

私のところにご相談に見える方は 「リスニングが苦手」という方が圧倒的に多いです。場面設定としては海外との電話会議。「表情や口の動きが見えませんから。。。」

視覚的情報が少ない

そうですね、面と向かっていれば英語があまり聴き取れなくても、ボディランゲージ、表情、唇の動きで発言者の言いたいことがなんとなくわかります。

私自身もいわゆるM&Aを繰り返す多国籍大企業にいたころは、電話会議はほぼ毎日、多い時は夕方4時以降、深夜まで1日に合計5つくらいの電話会議を梯子しながら国内事業所への出張をこなしていたことがあります。

目から入ってくる話し手の情報がない中で集中力を切らさずにいることの大変さはよくわかります。

本当にリスニング力の不足が原因?
リスニングが苦手なんですね?どれくらい内容が聴き取れていると自分で感じますか?と質問すると

「事前にアジェンダを読んでおかないと、何を話し合っているのか2割くらいしかわかりません」

おお。確かにアジェンダを読んでいなければリスニングが得意でも会議のやり取りがわからないかもしれません。

でもわからないままで黙ってヘッドセットをして座っていてはまずい理由があります。

電話会議にでる私たちは;

・ 日本組織の代表として出席しているから。

・ 決定事項が日本組織の社員の今後に影響するから

あとでメールして特例を認めてもらおう というのは、かえって難易度が高いです。

電話会議の主催者にとっては「会議の後で面倒なことを言ってくる人」というありがたくないイメージを持たれそうです。

更に事後にメールで連絡して結論が覆ることはありません。

プレッシャーを軽減する3つの事前準備
実は顔を合わせて参加する日本語の会議だって事前に資料に目を通して準備しておかなければ実は「内容がわからない」は日常的に起きているはずです。
資料全てに目を通しておく必要はありませんし、1日に3つも4つも会議があれば全てに目をとおす時間を取るのは無理!

でも最低限、これを事前にはっきりさせておけば負担は軽減できます。

① 今回の会議の目的(メンバーが目指していること)→ 結論がでるよう協力するため

② 自分のゴール (例: 日本だけ特例を認めてもらう)→ 日本組織、自分の組織のため

③ 自分のゴールを達成するための説得材料

この3つをクリアにしてあれば、あと必要なのは切り込んで発言するための気合と勇気です。

全体での合意事項が自分が行きたい方向と違う方向に進んでいくときは Cut in して発言する。

Let me explain など、礼儀正しい前置きは不要です。

出来るだけはっきりと聴き取りやすい声で 発言を始めます。

だれが話しているのかわからなければ司会者(Chair) が聞いてきますし。

ちなみに私は話し始めるときに

Yuko from Tokyo, we have a conflict with Japanese labor law….

のようにすぐ本題に入って話し始めていました。

世界中をつないでの電話会議では参加者の大多数の母語は英語以外の言葉。みなそれぞれ英語にハンデをもっています。

リスニングに苦労しているのは私たち日本人だけではなさそうですよ。

リスニングは不得意だから電話会議はちょっと。。。と、嘆いて萎縮してしまうより、前出の3点を事前にクリアにしておきましょう。

① 今回の会議の目的(メンバーが目指していること)

② 自分のゴール (例: 日本だけ特例を認めてもらう)

③ 自分のゴールを達成するための説得材料

焦点を整理しておけば1日に複数の電話会議が次から次にあっても精神的なプレッシャーは軽減できますよ。

投稿者プロフィール

河野 木綿子
河野 木綿子
河野木綿子(こうのゆうこ)
仕事の英語パーソナルトレーナー。管理職の英語のお悩みを出張個人レッスンで解決します。
トレーナーはいわゆる純ジャパ育ち。新卒で(株)西友に就職したものの、外資に転職しました。その後大手外資系企業で25年間、仕事の英語を駆使してグループ会社全体のシニアマネージャーへと上り詰めました。英語だけでなく仕事を回すための異文化コミュニケーションのコツもお伝えしています。
主な勤務先;
モルガンスタンレー、バクスター、ファイザー、シーメンス

主な著書;
『仕事の英語 いますぐ話すためのアクション123』すばる舎
『読むだけでTOEIC®テストのスコアが200点上がる本』あさ出版

メディア取材・掲載:プレジデントオンライン掲載記事 外国人上司の苦悩

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