評価される管理職の英語ビジネスコミュニケーション  製薬業界が得意です (月曜休)

英文メールで知り合って初期にやっておくと後々困らないこと

英文メールの初期にやっておきたいこと

現在、会議のオンライン化が7割程度(国内外含む)と言われています。とはいえ、初めてのやりとりがいきなりオンラインということはなく、その会議の設定のためにメールでのやりとりがあります。相手先が海外ということもあるでしょう。

この記事は英文メールにまだ不慣れな方がのために、初めて相手に連絡するときに見落としがちな表現やマナーについて書きました。

初めての英文ビジネスメールのごあいさつ

私がお届けしている英語ビジネスコミュニケーションのメニューのなかには、生徒さんのニーズに合わせた英文ビジネスメールのパートがあります。

その中で先日こんな課題に取組みました。

  • 海外の支社から新しくプロジェクトに参加することになったメンバーに自己紹介をする
  • 自分はそのプロジェクトのプロジェクトリーダー
  • メールを受け取る相手の名まえをChrisとします。

まずは書き始め。

Dear Chris,
Welcome to our team!

Chrisさん、
私たちのチームへようこそ!

と歓迎を表します。

私たちのチームへようこそは

Welcome aboard!

もかっこいいですね。

次に

I’m Yuko, the project leader of ABC Project.
私はABCプロジェクトのリーダーのYukoです

と自分の名前を名乗ります。

ここで私だったら今のうちにしておきたいことがあります。

相手が男性か女性か確認しておく

Chris という名前。男性でしょうか、女性でしょうか?迷うところです。

Chris

Christopher かもしれないし
Christinaかもしれない。

このメールを読むのはプロジェクトの担当者レベルばかりですが、いずれ外部の人や上層部の人をCC (写し)に入れた正式なメールを書くことがあるでしょう。

であれば正式なメールを書くとき、名前に付ける敬称が Mr. なのか Ms. なのか今のうちに確認しておいたほうがいい。

知り合って初期のうちに聞いてしまうのがあとで困らないです。

なぜなら性別が解らないのをそのままにして、後で必要になってから聞く。すると相手はどう思うでしょうか?

「えっ?今までわかってなかったの?」

「知りたいとも思ってなかったの?」

「私のことはどうでもいいんですね?」

と、心の距離を感じさせてしまい、スムーズはチーム運営に必要なよい人間関係を築きにくくなるかもしれません。

もし自分が相手の立場なら悲しいことですよね。一緒に仕事をしているのに自分に無関心だったら。だからこそ知り合った最初のころに聞いてしまいましょう。
失礼なことではありません。

具体的には

Before briefly introducing myself, can I ask if you are Mr. or Ms.?
簡単な自己紹介の前に伺っていいですか? あなたはMr.でしょうか。Ms.でしょうか。

かつてはMr.とMs.の他に女性既婚者に付けるMrs. がありました。今はほとんど使いません。

結婚してるか、していないかはビジネスには関係のない個人的なことなので今では女性は未婚、既婚、離婚に関係なく

Ms. (発音はミズ

を使います。

性別は確認しておいたほうが良くても、もし

Are you Miss or Mrs. ?
独身ですか?結婚していますか?

と聞いたら場合によってはセクハラになる可能性があるかもしれませんので避けます。考え過ぎかな???

さて、先ほど引合いに出した

Chris

という名前も男性か女性かわかりにくい一例ですが最近とみに増えているアジア各国とのやりとり。

シンガポールの方ならは英語名の方が多いので性別は比較的解りやすいです。
(除く:Chris, Robin)

一方で中国、台湾、インドの方はわかりにくい。とくにインドの方。

普段から自分の周りにその国の人がたくさんいれば想像もつくでしょうけれど、必ずしもそうとは限らない。
そういうときにどうするか。

先ほどの

Can I ask if you are Mr. or Ms. ? の他に

Dear Smith, のように

Dear プラス Family name で通してしまうという手もあります。

また、フルネームが解っていれば

Dear Robin Smith,

のように

Dear プラス Full Name

日本人の感覚だと 呼び捨てにするようで失礼じゃない?と心配になりますが大丈夫です。

「今日は性別が解らないとき」知り合う早期の段階でやっておいた方がいい対処法についてお話しました。

そして最後にもう一つ。英文メールに限らず性別に関してWeb会議でも起こりがちなことを追加して書きます。

上司=男性とは限らない

管理職や責任者は男性という思い込みに気を付けたいということです。

I would recommend you to check with your manager.
上司に確認することをお勧めします。

He could be of your help.
彼が力になってくれるかもしれません。

って、ちょっと待って下さい。上司が He とは限りませんよ。そういう時は

He/She could be of your help.
彼または彼女が力になってくれるかもしれません。

と書くのが通例です。

日本で仕事をしていると諸外国に比べて女性の上司は少ないので反射的に

管理職(上司)= 男性

と思ってしまいがちです。

でも、海外との仕事をするのであれば気を付けたいことのひとつ。実際、フィリピンでは管理職の5割が女性です。

いろいろな環境で働く人が集まって仕事をする場合、その違いに配慮した言葉づかい、やりとりを心がけたいものです。

本日も最後までお読みいただきありがとうございます。


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