評価される管理職の英語ビジネスコミュニケーション  製薬業界が得意です (月曜休)

英語で反対意見を失礼にならず伝える

この記事を読むと英語で仕事をする際に「断りにくい」案件を穏やかにお断りすることができるようになるだけでなく、人間関係をよくするコツもわかります。

仕事上、避けて通れない他人とのやり取り

私たちが仕事をする上ときには必ずと言っていいほど、相手がいます。

もちろんネット上のやり取りだけで取引が成立し、お金を得ることができるという職種もありますが

殆どの方は誰かとやり取りをしながら、コチラの主張、相手の主張を伝え合い折り合いを付けながら仕事を進めます。

仕事以外でも他の人の意見を聞いたり自分が意見を聞かれたり。お互いに意思表明をします。

今、海外とのやり取りがコロナ後の海外ビジネスを見据えて以前より活発化していると言われています。そうなると意見交換の機会も増えている。

日本語と同様、

Yes, No だけでなく「どれくらい賛成か、反対か」

自分の気持にしっくりくる言い方で、なおかつ人間関係が良くなるようなやりとりをしたいものです。

私たちが仕事をする上ときには必ずと言っていいほど、相手がいます。

もちろんネット上のやり取りだけで取引が成立し、お金を得ることができるという職種もありますが

殆どの方は誰かとやり取りをしながら、コチラの主張、相手の主張を伝え合い折り合いを付けながら仕事を進めます。

仕事以外でも他の人の意見を聞いたり自分が意見を聞かれたり。お互いに意思表明をします。

今、海外とのやり取りがコロナ後の海外ビジネスを見据えて以前より活発化していると言われています。そうなると意見交換の機会も増えている。

日本語と同様、

Yes, No だけでなく「どれくらい賛成か、反対か」

自分の気持にしっくりくる言い方で、なおかつ人間関係が良くなるようなやりとりをしたいものです。

私たちが仕事をする上ときには必ずと言っていいほど、相手がいます。

もちろんネット上のやり取りだけで取引が成立し、お金を得ることができるという職種もありますが

殆どの方は誰かとやり取りをしながら、コチラの主張、相手の主張を伝え合い折り合いを付けながら仕事を進めます。

仕事以外でも他の人の意見を聞いたり自分が意見を聞かれたり。お互いに意思表明をします。

今、海外とのやり取りがコロナ後の海外ビジネスを見据えて以前より活発化していると言われています。そうなると意見交換の機会も増えている。

日本語と同様、

Yes, No だけでなく「どれくらい賛成か、反対か」

自分の気持にしっくりくる言い方で、なおかつ人間関係が良くなるようなやりとりをしたいものです。

賛成は伝えやすい

当然のことながら「大賛成」「賛成」「いいかもしれない」は伝えやすいものです。

大賛成:
“I can’t agree with you more”「これ以上賛成できないくらい賛成」

“Hundred % agree”「100% 賛成」(私はこれをよく言います)

 シンプルな言い回しですし、いつでも口からすっと出るようにしておくと便利です。

反対意見を伝えるには一度、受け留めてから

そして全く逆に、反対意見の時。

いくら反対でもいきなりこんなふうに言ったら相手はムッとします。

“I don’t agree with you”

「賛成しない」

英語は日本語よりも結論ファーストでストレートに意見を伝える傾向があるとはいえ、相手が考えた末でした提案に対しては、それを考えた相手の気持ちを傷つけず「反対」と伝えたいものです。

そんなとき普通の会話では

“That could be possible, but…”

「それも可能かもしれないね。でも。。。」

“Sounds interesting, but…”

「面白いかもしれない。でも。。。」

と、一度相手の意見を認めてから、自分なりの提案を添えられればベスト。

相手の意見に対して”No!”で始めれば当然のことながら相手はカチンときて心を閉ざしてしまいがちです。

相手の意見を否定するのは簡単です。一言で済みます。

でも否定するなら代案を提示しないと話が前に進まない。

これがランチの行き先を中華にするかイタリアンにするかというレベルの話なら角も立ちませんが、気を付けたいのは仕事上の大切な案件の時です。

一番シンプルなお断りの仕方は

“That could be possible, but I have another idea on it”

「それも可能かもしれないね。でも自分は他のアイデアがある」

と、相手の考えを一度、受け留めてから「他の選択肢」つまり代案を提示するが原則です。

これは複雑な案件でも同様です。

重要なお断りは日ごろの感謝から始めると角が立たない

実際に私が経験した話です。

同じ社内のアメリカチームがクリスマス休暇明けに日本を訪問してお取引先を表敬訪問したいと言ってきました。

タイミングは日本の三が日。えっ?ありえないでしょ。と正直思いました。

そこでメールへの返事は

“It is impossible. We will be in the middle of New Year’s holiday”
「それは不可能です。私たちは新年の休暇中です」

でいいでしょうか?

いえいえ。こんなふうに単刀直入に書いたら、相手はどんな気持ちになるでしょう?字面だけ見たらなにも問題がなさそうですが、せっかく提案してにべもなく断られる。

そこで先程の「一度相手を受け留める」をここでも使います。

この新年の日本訪問をお断りするという相手にとってあまり気分の良くない返事をするときには、もうひと手間加えます。

初めに「受け留める」際の中味を最上級のお礼から始めます。

“I understand that you would like to visit our customer in Japan in early January.
Thank you so much for your usual consideration on us”

「一月初めに 日本の顧客を訪ねてくださるんですね。いつも私たちに配慮してくださって本当にありがとうございます」

こんなふうに一度内容を受け留めて、さらにお礼まで言われれば相手側も嫌な気がしません。

そのあとで

“As you might have known, people in Japan spend with family during New Year’s holiday. Most of the offices are closed”

「ご存知かもしれませんが(本当は知らないかも)、日本人はお正月を家族で過ごすので殆どのオフィスが閉まっています」

“I would recommend your team to visit the Japanese customers in mid-January. They may be settled in the office after the holiday”

「1月中旬に来られることをお勧めします。たぶん皆さんお正月明けで落ち着いているかと思いますよ」

“I am sure they will be welcoming you coming over from the United States”
きっとアメリカからはるばる来てくれたことを歓迎してくれるでしょう」

断りにくい大切なことは

①  お礼から始める

②  代案を出す

③  代案をすることによる相手のメリットをあげる

この手順を踏むことで、相手の気分を害することなく、それどころか感謝を伝え、いい気分になっていただき、さらにメリット(お客様に感謝される)という一連の流れが出来ます。

まとめ

・英語は結論から伝えて、そのあとに根拠をのべる

・質問には回答から伝える

ということを耳にタコができるくらい聞きます。

とはいえ感情をともなうやり取りの時は例外です。

例えば今回のエピソードのように相手は日本の顧客のことを考えて好意をもって「訪問したい」という提案を受け取った時です。

英語人も私たちと同じ人間です。
通常は「結論ファースト」でも状況によっては「受け留め」「日ごろの感謝」を伝えることも必要です。

#異文化間コミュニケーション #英語で断る #良い人間関係を作る
#簡単な英語 #便利な言い回し #ビジネスコミュニケーション


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