これは英文メールをどう書いたらいいかわからず1通書くのに何時間もかかってしまう方のための記事です。長時間かけても更に返事がもらえないと悲惨ですよね。
よい英文メールの条件とは
仕事の英語パーソナルトレーナーの河野木綿子です。
今日今日は外国人上司に読んでもらえるメールのコツをお話します。
よい仕事の英文メールとは相手の時間を無駄にしないメール。
短い
相手に何をして欲しいかが冒頭に書いてある
いくつも情報があれば箇条書きにしてある
だから相手は短時間で読めて、こちらが相手にして欲しいことをしてくれる。
＞ 返事をくれる
＞ こちらからのリクエストに応えて
アクションを起こしてくれる
よいメールはいいこと尽くし。
書く人も読む人も時間がかからない。
でも現実にはお願いを切り出す前の説明が延々と続き、読み手は「いったいなにをして欲しいの？」
と痺れを切らして読むのを途中でやめてしまいます。
日本人は一般的な傾向として「相手に失礼があってはいけない」と考え単刀直入を嫌います。
ましてや相手が格上で外国人となるとなおさら。
説明を丁寧に尽くしてからでないと「お願いをしてはいけない」と思っています。
だから結論の前に書いてある説明が多いです。時に何段落も続きます。
外国人上司はメールの初めの3行しか読まない
組織の上の方の方になると
メールは書出しの３行でメインメッセージがわからなければ飛ばします。ボツです。
長くて結論がわかりにくいメールを組織の上の方の方に送るのは相手の時間を無駄遣いすることになるので失礼です。
礼節を重んじると言われる日本人なのに日本人の英文メールが長く失礼になりがちなのは
私の推測も交えてですが３つの原因があるのではないかと思っています。
一つ目は
言葉は英語で書いてあっても「貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます」
で始まる伝統的な日本のビジネス文書のパターンとを踏襲していること
そして２つ目は
誰かにお願い事をするときは突然「〇〇してください！」とこちらの要求を書くのは失礼だから避けたいという文化
この二つが原因の多くを占めていそうです。
最後に３つめは
「何がメインメッセージなのかそのために相手に必要な情報は何なのか」ということが書き手の頭の中で整理しないまま書き始めているから内容が迷走しがち。
伝えたいことを整理しないまま文章を書き始めると書いている人自身、頭が混乱します。
これが英文メールを書くのに時間が掛かる大きな原因。
かつてこんなことがありました。
ヨーロッパに本拠地を置く多国籍企業の事業部長の方に英文メールの指導をしていた時のことです。
彼女は思い込みで
「情報量の多いメールのほうが短いものよりも相手に役に立つ」と考えていました。
一度、そのメールを添削してさしあげ、タイトルと書き出しの後に続く本文を3行にしました。
すると後日、
「メールを出したら3分後に社長から返事が
来ました
”Excellent Report!”って一言。やった！」
私もとても嬉しくてオンラインの会話で一緒に盛り上がりました。
彼女の口から出た感想は
「英文メールは長ければいいってもんじゃないんですね？今まで全くの勘違いをしていました」
相手にして欲しいことを1文で書いてから書き始める
頭の中が整理されないうちにメールを書き始めると文章が迷走します。
何段落も説明と背景情報を書いてしまいます。
これを防いで
読んでもらえる
こちらの要求が伝わる
返事が来る
には書き出す前にメインメッセージを英語で10 ～20 Words前後で作ります。
「私は相手に何をして欲しいのか」
「何を伝えたいのか」
たとえば外国人上司で力を借りたいとき。
① 私がこのメールで一番伝えたいことは何？
を決めます。
例えば書出しはざっくりと
I need your help.
お願いがあります（意訳）
普段からやり取りをしている相手なら、これでOKです。失礼にはなりません。
次にそのために何をして欲しいの？（メインメッセージ）
例：
I was wondering if you could accompany us when visiting ABC Company, on November 22nd afternoon.（16 Words)
11月22日午後にABC社の訪問にご同行いただけませんでしょうか？
② 相手にそれをしてもらうのに必要な情報は
何？ここでようやく説明。
The background information for this issue is as follows.
背景としてこんな事情があります。
③ このあとは箇条書きで簡潔に。
そしてお願い事なら最後に
Thank you for your help.
ご援助に感謝します。
最後になりますが、ここでsupport でなくてhelp であることにもご注目ください。
相手が上の方であれば私をsupport させるのではなくこちらがhelpしていただくのですから
support という漠然とした言葉ではなくhelp「助けて下さってありがとう」の方がこちらの誠意が伝わり失礼にあたりません。
本日も最後までお読み頂きありがとうございます。
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