医療用医薬品業界が得意です  新着情報あり! 河野木綿子のセミナー情報 

英文メールの返信はタイトルに工夫すると時間がかからない

これは英文メールにすぐに返信できず、溜まっていくのが怖くて仕方がない方の心の重みを軽くするために書いた記事です。

 

最近増えてきた英文メール

英文メール。

最近増えてませんか?

あ、すぐに返信できそうもない。って先送りしているとどんどん溜まっていく。

私もかつてそうでした。

 

国内、海外からのメールが入り乱れて受信トレーに入ってくる。それはもう、

ザク、ザク、ザク、ザクッ!

と音が聞こえそうなくらい。

画面の上部から新しいメールが入って来て画面がスクロールダウンしていく。

その数毎日 120 は下らない。見ているだけでストレスを感じたものでした。

そして受け取るメールの4分の1は、返信が必要。

CC (Carbon Copy)でなくて私宛てですから。

To: Yuko Kono

でもある時、あることに気づきました。

 

メールに時間をかけない上司がやっていたこと

私の向かい側に座っている上司は返信しないといけないメールが私より多いはず。

なのに、短時間しかパソコンの前に座っていない。

そしてそそくさと煙草を吸いに行ってしまう。

きっとなにか秘訣があるはず。と思って上司が出しているメールに目を凝らしてみると。

 

彼の配信メールのタイトルにはよく、こんなのが混ざっていました。

日本語だったら

【要件のみ】11日までにご承認ください

英語だと

【Title Only】Pls send your approval by 11th

 

本文は 書いてない。

こんな感じにとっても手抜き(いや、効率的)。

もちろん、こういったやり取りをした事で人によって解釈がばらばらになり

混乱が起きそうなときは使いませんが。

この

【要件のみ】や

【Title Only】を使うことで

挨拶も省けるし、最後の Warmest regards, も省けるし

メールを受け取った人も便利。

クリックしてメールを開かなくてもこちらの意思表示を受け取れるというわけです。

 

その上司の方は今は引退して故郷に帰られて家業の薬局で薬剤師さんとして活躍されているそうです。

きっとレジ打ちなんかも手を抜いて(いや、効率的に)さっさとこなしたら

そそくさとたばこを吸いに行かれてるんでしょうね。

 

慣れないうちは気を付けたいこと

この超省エネのメールの返信の仕方は、英文メールに慣れるまでは気を付けたいことがあります。

省エネメールはこちらも時間が節約できて、相手もすぐに内容をわかってくれますが

以下3つのことは必ずできている必要があります。

それは

 

相手が質問してきたことに答えている

こちらが伝えなければならないことが書いてある

カジュアルな言葉は使わない

 

ということです。

手を抜く分、コアなことは確実に伝えましょう。

そのためにも、辞書を引いたら 仕事に使える単語なのかどうか確実にチェックしてください。

辞書によりますが、単語の後に [正式] と書いてあればビジネスに使えます。

転送されても、だれに読まれても大丈夫。

 

一方で [俗] と書いてあったら俗語の略ですので友達同士やプライベートでしか使えません。

メールは残るものですので常にフォーマルを心掛けたいものです。

 

本日も最後までお読み頂きありがとうございます。


河野木綿子のホームページはこちら

 
お知らせ
 人気Podcast「外資系裏技英語」にゲスト出演しました! 河野木綿子のナマ英語もたくさん聞けます。 Episode #27: 外資系裏技インタビュー「採用インタビューにうかるコツ」 イギリス人サラリーマンでお笑い芸人、俳優でもあるBJ Foxさん、東大卒・マッキンゼー出身のお笑い芸人、石井てる美さんの楽しくて役に立つPodcast。おススメです。ちなみにFoxさんは昨年のNHKドラマで木村佳乃さんのイギリス人旦那さん役を演じていた人。