河野木綿子のセミナー情報 

お断りの英文メールはお礼から始める

これは英文メールで「お断り」の返信の書き方に迷う方のための記事です。

 

おはようございます。元祖仕事の英語パーソナルトレーナーの河野木綿子です。

日本人は No! というのが苦手な方が多いです。私もお断りは書くのに気乗りがしません。

「和を以て貴しとなす」(聖徳太子)

のお国柄だからでしょうか。

反感や対立を嫌い、「相手に自分がどう思われるか」を気にする方が多いようです。

日本語で仕事をしていても先方のご提案やお問合せにお断りを伝えるのは気を使います。

 

「やらかした」メール

今日はメールで「失礼にならず」でも「相手の気持を傷つけることなく」「お断りをする」時のコツについてお伝えします。

私のクライアントさんで、英語を始めて10カ月めに突入し

海外ビジネスの窓口としてすでに活躍中の方がいます。

社長からも「だいぶ英語が書けるようになったよね」と褒められたそうです。

(話すところはまだ聴いてもらっていない)

 

昨年12月の開始時には「話す・書く」の英語での発信が未経験だったことを思うと

側で見ていて仕事の世界が180度変わった感があります。

 

週に1度のレッスンでは、その週のEメールで

難しかったもの、上手くいかなかったもの

を持ってきていただいてますが先週は開口一番「メールで『やらかした』!」とのこと。

 

それが何かというと

ご提案をいただいていた海外の企業に「お断り」のメールを出したら

写し(CC)に入れた社長から

「これ、ストレート過ぎるよ」

と指摘を受けたそうです。

 

相手にとってネガティブな内容はお礼から伝える

ストレート過ぎる と言われたメールは

初めの挨拶から始まり、その後すぐに

I regret to say we do not employ the plan you suggested this time.

と書いたそうです。

 

私も「おいおい!」と思いましたが、彼にしてみれば生まれて初めて書いたお断りの英文メール。

I regret to say

も調べて書いたのでしょう。がんばりました!

 

とはいえ、人間は周囲からの承認が嬉しい生き物です。

「いつもがんばってるね」「〇〇が上手だね」

と初めに声を掛けられると、相手への警戒心が解けたり、嬉しくなったりします。

これから伝えることが相手の期待にそぐわない場合も、心を開いた状態で聞くことができます。

ということで、今回の「やらかした」英文メールは次回からこんなふうに改善します。

 

① 今まで送ってくれた詳細なデータやレポートについて尽力してくれたことへの感謝(承認・感謝)

② 社内でじっくり時間をかけて検討した結果あいにく今回はお断りすることになった。(結論)

③ 理由は。。。(理由・背景情報)可能であれば客観的な事実を書くとお断り理由

も書くとこちらの事情を受け入れてもらいやすいです。ただし社外に出せない事情であれば省略しましょう。

 

サンドイッチ型のFeedback

実は初めに感謝を伝える、褒める というコミュニケーションの型は、

その後に期待の言葉を添えて

「サンドイッチ型」

と呼ばれていて、上司と部下のコミュニケーションでも活用されています。

 

ネガティブなFeedback をする際は

 

初めに承認。

次にFeedback(指摘事項、改善提案など)。

最後に「期待してるよ!」というひと言。

が部下の心を開かせ、ショックをやわらげ、聞く耳を持たせ、やってみよう

という気にさせます。

 

ふと思ったのですが旦那さんに家事を任せたら思った通りにできなかったときも

感謝→ 指摘「こうしてくれると嬉しい」→ 助かるわあ。

という順番で伝えたら気まずい空気にならないかもしれません。

相手が外国人で、共通言語が英語でも同じことです。お互い人間ですから。

 

今日も最後までお読みいただきありがとうございます。

 

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